如何如何(1) 怎么举办一场大型校园文化活动？

  想要举办成功的文体活动，根据活动类型选择正真适合的场地是重要环节。那么找场地需要

  活动宣传表，可基于传播策略，梳理活动传播要素，然后做排列组合。活动传播要素可从如下维度拆解：

  从时间维度，可分为活动前期宣发、活动当天的宣传、活动结束后的二次传播、公关稿等。

  从渠道角度，可分为免费渠道（如主办方自有官方渠道：官网、公众号、抖音、微博等）和付费渠道（如线上信息流广告、线下梯媒、KOL达人等）。

  从传播形式角度，基于不同渠道属性，确定适合的传播形式，如H5、文章、海报、视频等。

  活动现场执行表，大多数都用在告知参与活动的人员清晰的活动流程，以及每个流程环节对应的工作事项，将时、事、物、人精准匹配，实现高效协作。

  只有经过预演、彩排，正式活动才能最大化的避免失误。彩排环节可根据活动现场执行表走一遍。

  对于邀请嘉宾，一是要让嘉宾感觉活动很流畅，有个良好的体验；二是要做好嘉宾的时间规划与提醒，避免误点或者早到。嘉宾管理表可包含如下几个维度：

  为了保证活动时间点不被耽误，我们最好能够多要几个嘉宾的紧急联系人联系方式，以防万一。

  开车还是乘坐高铁、飞机？若是开车，需要提前将停车位事宜解决并告知嘉宾。若是乘坐公共交通，则有必要了解到站地点及时间，以安排接送站服务。

  根据活动安排，如访谈要不要提前做些沟通？演讲要不要彩排？以此做好嘉宾到场时间的确认及提醒。

  首先，要明确邀请媒体到现场做什么？包括邀请的媒体组成部分。确定拟邀约媒体名单后，取得联系确认。

  确认媒体和事务后，需要向到场的媒体发送邀请函（纸质邀请函或电子邀请函），需要注明媒体到场的时间和地点。如果媒体是从异地赶到，需要注明交通出行方案，是否会有专车负责接送以及住宿接待。

  有的活动现场，会有媒体的独立签到处。如现场有产品体验区和采访环节，也需要安排妥当。

  一般在活动开始前，或活动结束主办方就需要出示1-3份不一样的新闻通稿给到媒体手中，媒体记者只需根据自家平台的调性、特点对通稿做调整润色就能发稿。活动现场照片经过筛选处理后也要立刻给到媒体。

  在发稿的环节，会遇到媒体拒稿或审核不通过，所以，一定要提前备好补充媒体名单。

  媒体关系并非是纯粹的商业合作伙伴关系或利益冲突关系，活动结束后，要适时表达对媒体的感谢，以及长久的良好互动。

  如果是聘请的专业摄影师，主要是明确活动不同环节、重要嘉宾的拍摄重点及要求。如果是活动组织方人员担任摄影，为了尽最大可能避免拍摄出来的照片质量不高，还需要明确拍摄规定要求，比如场景要求，拍摄角度、画面要求、照片最低数量等。

  另外建议做个物料领取登记表，谁领取谁归还（消耗品除外），避免因现场事项繁杂，导致物料被领取后无人负责归还。

  大型活动的众多事宜均涉及到花费，按照表格做好预算和花费记录，便于后期费用统计和报销。

  各渠道媒体传播效果统计：曝光量、互动量、转化率、效果统计（PV/UV/VV）、出没出现过舆情，管理是否到位？

  线下到场人数、现场互动效果等，线上参与直播的人数、官网点击量、公众号扫码关注量……

  线下活动的体验感是否足够好。现场是否流程顺畅、有没有事故和意外、参会人员评价反馈如何……

  Keep（能保持的）：复盘这次活动中做的好的，后续的活动能够继续保持的动作。

  Improve（需要改进的）：哪些环节/因素导致活动出现了不满意的地方，需要在后续活动中进行改进的。

  Start（需要开始的）：哪些环节在本次活动中没有实施，而后续需要开始做的。

  要在活动开始前设想好最也许会出现的几种问题，并想好相应的处理方法。在筹备会上通知到也许会出现问题环节的相应负责人，在活动进行中一经发现问题迅速启动应急预案。